Uppförandekod / Code of Conduct

Agera ansvarsfullt hos Idola Solkraft AB

Giltig från och med 2023.

Idola Solkraft AB:s (nedan ”Idola Solkraft”) mål är att förbättra människors liv och skapa en bättre framtid. För att vi ska kunna nå målet är vi beroende av våra medarbetare, våra etiska standarder och vår förmåga att bygga långsiktiga relationer.

Vår uppförandekod definierar vårt ansvar och hur vi förväntar oss att våra medarbetare ska agera för att säkerställa en bra och produktiv arbetsmiljö som stödjer våra kärnvärderingar och övertygelser. Den hjälper och stöttar våra anställda, så att de kan fatta rätt beslut och agera rätt. Brott mot uppförandekoden kan skada Idola Solkraft, våra anställda och våra partner, och det kan leda till rättsliga åtgärder mot Idola Solkraft och våra anställda. Uppförandekoden och våra riktlinjer för våra medarbetare gäller därför för alla Idola Solkraft-anställda, inklusive medlemmarna i Idola Solkrafts styrelse och alla chefer.

Uppförandekoden kompletteras av riktlinjer för medarbetare (så kallade People Guidelines) som ger ytterligare vägledning för medarbetare och chefer.

Medlemmarna i Idola Solkrafts styrelse och företagets chefer bekräftar skriftligen i slutet av varje år att de och de medarbetare som de har ansvar för, har följt uppförandekoden.

Vi tar hand om människor och miljö

Mänskliga rättigheter

Vi arbetar för alla människors frihet och jämlikhet, oavsett etnicitet, hudfärg, kön, språk, religion, politiska åsikter eller andra åsikter, nationellt eller socialt ursprung, födelse eller annan status. För att visa vårt åtagande stödjer vi FN:s universella deklaration om mänskliga rättigheter och Europakonventionen om skydd för de mänskliga rättigheterna.

Mångfald är en viktig del av vår dagliga verksamhet och kultur. Vi förväntar oss att alla våra anställda alltid respekterar alla människors värdighet, integritet och personliga rättigheter. Vi tolererar inte diskriminering, trakasserier eller kränkande språk under några omständigheter.

Hälsa, säkerhet och trygghet

En av våra viktigaste prioriteter är att säkerställa en trygg, hälsosam och säker miljö för våra medarbetare och alla våra intressenter. Vi minskar riskerna och främjar hälsa, säkerhet och välbefinnande genom ständig förbättring av våra processer, kampanjer för hälsa och förebyggande åtgärder.

Vi kompromissar inte vad gäller rutiner, beteenden och förhållanden kring säkerhet. Inget arbete är värt att riskera någons hälsa eller liv för. Därför förväntar vi oss att alla medarbetare följer våra bestämmelser för hälsa, säkerhet och trygghet, att de arbetar för en säker och hälsosam arbetsplats och att de förbättrar vår hälso- och säkerhetskultur. Det är viktigt att vi samarbetar för att nå ett samförstånd om hur vi ska agera och arbeta tillsammans på ett säkert sätt.

Miljöskydd

Miljöskydd är en av de viktigaste samhällsfrågorna. Det är en stor utmaning inom politiken, i näringslivet och i vardagen.

För Idola Solkraft är målet att hålla ned vår miljöinverkan på ett ansvarsfullt sätt genom att förstå vilken inverkan vi och våra kunder har och genom att hela tiden förbättra vårt hållbarhetsarbete.

Vi strävar efter att vara en miljömedveten energipartner för våra kunder. Vårt arbete och våra lösningar gör att både vi och våra kunder kan minska utsläppen, öka energieffektiviteten och bidra till en hållbar, renare framtid.

Skapa hållbara relationer

Rättvis konkurrens och undvikande av skattesmitning

Vi på Idola Solkraft är övertygade om att vi bara kan vinna och behålla kunder och upprätthålla relationer med alla intressenter om vi agerar ansvarsfullt och rättvist.

Därför arbetar vi för öppna marknader och rättvis konkurrens. Det är viktigt för oss att alltid följa nationella och internationella lagar. Vi förväntar oss även detta av våra affärspartners och alla andra marknadsaktörer.

Vi förväntar oss att våra medarbetare, våra chefer och de parter vi gör affärer med respekterar sin skattskyldighet. Vi tolererar inte någon som medvetet uppmuntrar eller underlättar skattesmitning.

Undvika intressekonflikter

En intressekonflikt är en situation där det finns risk för att en medarbetares eller tredje parts personliga intressen kan påverka Idola Solkrafts eller våra kunders intressen. Det är mycket viktigt att våra anställda inte hamnar i intresse- eller lojalitetskonflikter.

Vi är beroende av att våra medarbetare fattar sina beslut uteslutande utifrån objektiva kriterier, utan påverkan från personliga intressen och relationer i affärsbeslut.

Medarbetare är skyldiga att omedelbart meddela sina chefer om det finns en möjlig konflikt mellan deras yrkesmässiga och privata intressen. Intressekonflikter kan i synnerhet uppstå om en medarbetare agerar som konkurrent till Idola Solkraft eller arbetar för eller har intressen i ett företag som gör affärer med Idola Solkraft.

Korruptionsbekämpning

Korruption medför att beslut fattas på olagliga grunder, förhindrar utveckling och innovation, förvränger konkurrensen och skadar företag. Korruption är därför straffbart och kan leda till böter för företaget samt åtal för medarbetare, chefer och styrelseledamöter.

Vi arbetar för att bekämpa korruption i alla dess former över hela världen och är som en del i E.ON-koncernen därför medlem i Global Compact. Därför stödjer vi nationellt och internationellt arbete för att bekämpa korruption och tar avstånd från allt korrupt beteende. Detta gäller i synnerhet så kallade accelerationsbetalningar (smörjning, betalning av mindre belopp direkt till ansvariga tjänstemän). Detta är olagligt och straffbart i de flesta länder och kan leda till mycket betydande böter beroende på region.

Riktlinjerna för korruptionsbekämpning måste följas vid all representation med företagspartner och myndighetspersoner.

Donationer och sponsring

Vi är alltid transparenta vad gäller våra donationer och sponsringar.

Vi använder sponsring för att främja vissa ändamål, såsom kulturella aktiviteter, utbildning, vetenskap och sportevenemang.

Vi donerar frivilligt, vi kräver inget i gengäld och vi följer gällande lagar och lokala bestämmelser. Vi utesluter kategoriskt donationer till politiska partier, politiska kandidater, innehavare av politiska ämbeten och representanter för offentlig förvaltning.

Undvika penningtvätt och överträdelser av sanktioner

Penningtvätt innebär att pengar som genererats på ett olagligt sätt införs i lagligt finansiellt och ekonomiskt omlopp.

Vi bekämpar alla former av penningtvätt, vidtar förebyggande åtgärder för att undvika att bli indragna i penningtvätt, och vi följer alla gällande nationella och internationella sanktioner, embargon och andra begränsningar som följer av lagstiftningen för utrikeshandel. Detta gäller även våra affärspartner som agerar för vår räkning.

Samarbete med leverantörer av varor och tjänster

Vi har affärsmässiga relationer med många olika leverantörer. Tack vare dessa relationer kan vi erbjuda våra egna produkter och tjänster till ett konkurrenskraftigt pris. Våra ekonomiska framgångar är bland annat beroende av ett noggrant urval av starka och pålitliga partner. Vi väljer därför våra leverantörer av varor och tjänster noggrant utifrån interna specifikationer och undviker därmed otillbörligt gynnande.

Alla medarbetare som deltar i valet av leverantörer av varor och tjänster eller andra kontraktsparter och som har en personlig koppling och kan påverka urvalsprocessen måste underrätta sina överordnade, eftersom detta kan utgöra en intressekonflikt. Ingen anställd får låta en leverantör som den anställde har yrkesmässiga kontakter med utföra några privata beställningar åt sig, om detta inte godkänts av den anställdes överordnade.

Skydda information och tillgångar

Företagets tillgångar

Idola Solkrafts företagstillgångar används för att nå våra affärsmål. Det ligger i vårt intresse att skydda vår egendom och våra tillgångar.

Tillgångar kan vara ekonomiska, fysiska och immateriella. Idola Solkrafts tillgångar får bara användas i lämpliga och behöriga syften. Olämplig eller obehörig användning av Idola Solkrafts tillgångar är förbjuden. I detta avseende är överdrivna eller olämpligt motiverade betalningar till anställda eller andra som arbetar för Idola Solkraft förbjudna.

Integritetsskydd

Det finns särskilda bestämmelser för skydd av personuppgifter. Uppgifter anses vara personliga om de innehåller personlig information eller fakta om en person.

Sådana uppgifter kan vara adress, bankuppgifter, smarta mätdata, användarprofiler eller data i cookies som tillhör kunder, anställda eller leverantörer. Det finns också särskilt känsliga typer av information, såsom religiös övertygelse och medicinsk information.

Vi har ett stort intresse av att skydda personuppgifter mot obehörig hantering eller otillåten ändring, distribution eller borttagning. Våra anställda är skyldiga att skydda de personuppgifter som anförtros Idola Solkraft mot olaglig hantering och missbruk.

Företags- och affärshemligheter

Idola Solkraft har värdefull kunskap och företags- och affärshemligheter. Denna kunskap är grunden för företagets framgångar. Det är vårt ansvar att skydda denna informations sekretess, tillgänglighet och integritet, oavsett om den är i elektronisk form eller på papper.

Obehörig överföring av företags- eller affärshemligheter eller obehörig ändring, förstörelse eller yppande av dem kan orsaka stor skada för Idola Solkraft. Det kan leda till disciplinära, civilrättsliga och straffrättsliga påföljder för den berörda medarbetaren. Vi vidtar därför alla nödvändiga och lämpliga åtgärder för att förhindra missbruk av företags- och affärshemligheter.

Vi respekterar immateriell egendom som tillhör konkurrenter och affärspartner. Alla medarbetare är skyldiga att bevara tredje parts affärs- och handelshemligheter och endast använda dem enligt överenskommelse med respektive tredje part.

Insiderinformation och -handel

Vi arbetar för rättvis och hållbar värdepappershandel. Det är viktigt för vårt rykte att vi behandlar insiderinformation som konfidentiell.

Insiderinformation är all icke-offentlig information som sannolikt kan ha betydande inverkan på det relaterade värdepapprets aktiekurs eller marknadspris, till exempel information om fusioner och förvärv, tekniska innovationer eller viktiga förändringar i organisationen.

Brott mot konfidentialiteten avseende insiderinformation eller insiderhandel kan leda till betydande böter för Idola Solkraft och straffrättsligt åtal för den berörda medarbetaren. Brott mot lagar om insiderhandel kan undvikas genom att strikt följa nedanstående regler:

• Köp eller sälj inte värdepapper som du har insiderinformation om.

• Gör inte insiderinformation tillgänglig och diskutera den inte med någon annan person såvida inte personen är en auktoriserad E.ON- eller Idola Solkraft-medarbetare eller tredje part som har rätt till och behöver informationen för att utföra sitt arbete.

• Kontakta chefsjuristen på E.ON SE eller chefsjuristen i den regionala koncern du arbetar om du är osäker på om någon information ska klassificeras som insiderinformation

Söka råd

Vi anser att efterlevnad av lagar, regler och föreskrifter är en viktig grundläggande princip för ansvarsfullt företagande. Idola Solkraft följer legala förbud och krav i alla situationer, även om de medför kortsiktiga affärsmässiga nackdelar eller svårigheter för Idola Solkraft eller enskilda personer.

Denna uppförandekod hjälper dig att förstå vår kultur och vårt arbetssätt. Anställda kan dock komma att ställas inför komplicerade situationer, där de anser att dokumenten inte ger ett tydligt svar. När så är fallet förväntar vi oss att medarbetaren diskuterar saken med sin överordnade eller med respektive enhets egen compliance officer.

Du kan också rapportera eventuella överträdelser av lagar och företagspolicyer (t.ex. uppförandekoden) via e-post eller telefon (anonymt), särskilt om det gäller konkurrenslagstiftning, lagar för kapitalmarknaden eller insiderregler, korruption, bedrägeri (vilseledning, förskingring), skattesmitning och andra överträdelser mot uppförandekoden av Idola Solkrafts anställda (kallas för ”whistleblower hotline”).

Frågor och svar

Hur kan regelöverträdelser rapporteras?

När det sker överträdelser av uppförandekoden kan medarbetare informera sin chef eller relevant compliance officer. Medarbetare kan även rapportera överträdelser av uppförandekoden till chefs compliance officeren på E.ON SE. Rapporter om överträdelser av uppförandekoden kan även ske anonymt med en visselblåsarrapport.

När det finns konkreta indikationer inleds omgående en utredning för att tydliggöra fakta och lämpliga motåtgärder vidtas.

Behandlas rapporter konfidentiellt?

Rapporterna bedöms av ansvarig compliance officer i samarbete med relevanta avdelningar på E.ON. Rapporter behandlas konfidentiellt. När den anmälande personens identitet är känd bevaras den hemlig. Vid begäran får den anmälande personen information om behandlingen av sitt klagomål.

Vad händer om en regel överträds oavsiktligt?

Vi vill lära oss av våra misstag och se dem som möjligheter. Men för att lära oss av dem måste vi först erkänna dem. Det är önskvärt och förväntas att misstag och felaktigt beteende tas upp. Genom att hantera misstag och felaktigt beteende på ett öppet sätt kan vi alla förhindra att våra medarbetare och företaget skadas.

Medarbetare som tar upp och rapporterar misstag och felaktigt beteende kommer inte utsättas för vedergällning eller repressalier. Även medarbetare som har anklagats för felaktigt beteende behandlas rättvist.

Bilaga: Lista över riktlinjer för medarbetare

Uppförandekoden kompletteras av riktlinjer för medarbetare (People Guidelines) som ger ytterligare vägledning för medarbetare och chefer som arbetar med respektive ämne. Nedan följer en översikt över alla riktlinjer för medarbetare på Idola Solkraft AB.

UPPFÖRANDEKOD – att ta med:

Vår uppförandekod definierar vårt ansvar och hur vi förväntar oss att våra medarbetare ska agera för att säkerställa en konstruktiv och produktiv arbetsmiljö som stödjer våra kärnvärderingar och övertygelser. Den hjälper och stöttar våra anställda, så att de kan fatta rätt beslut och handla rätt.

Och om du inte har uppförandekoden till hands bör du ställa dig följande tre viktiga frågor när du känner dig osäker:

1. Vad skulle andra tycka om detta beslut?

2. Är jag redo att ta ansvar för detta beslut?

3. Överensstämmer detta beslut med Idola Solkrafts uppförandekod?

Kom ihåg:

Agera när du ser ett problem. Fråga om du inte är säker.
compliance@eon.se

“Uppförandekoden hjälper mig att ta reda på det hur jag kan agera med integritet och anständighet i mitt arbete så att vi inte förlorar vårt goda rykte och våra kunders, affärspartners och investerares förtroende, som vi har byggt upp under många år.”

Dr.-Ing. Leonhard Birnbaum

Om du har frågor om Idola Solkraft ABs uppförandekod kan du komma i kontakt med oss via e-post: solceller@idola.se